Fristen · Verträge · Verpflichtungen · Risiken
Die teuerste Frist ist die, die niemand auf dem Schirm hatte.
novaGuard liest Verträge, Angebote, Meetings und E-Mails, erkennt darin Fristen, Verpflichtungen, Risiken und Kosten, weist jede Sache einer verantwortlichen Person zu — und meldet sich, bevor aus einem Termin ein Problem wird.
- Hosting & Datenbank in Deutschland
- Zwei-Faktor-Anmeldung
- Mandantentrennung auf Datenbankebene
- Vollständige Änderungshistorie
Das unsichtbare Risiko
Sie haben all diese Informationen.
Nur nicht an einem Ort.
Fristen stecken in PDF-Anhängen. Zusagen in Protokollen. Preiserhöhungen in Postfächern. Zuständigkeiten in Köpfen. Solange alles verteilt liegt, entscheidet der Zufall, wer wann daran denkt.
Im Vertrag
Der Vertrag hat sich vor drei Wochen automatisch um zwölf Monate verlängert.
Niemand hat widersprochen, weil niemand das Datum kannte.
Im Kleingedruckten
Die Kündigung wäre nur per Einschreiben gültig gewesen.
Die E-Mail hat die Frist nicht gewahrt.
Im Postfach
Die Preiserhöhung stand in einer E-Mail von Ende Juli.
Gelesen, zur Kenntnis genommen, nicht weiterverfolgt.
Im Meeting
„Das übernehmen wir bis Ende des Quartals.“
Steht im Protokoll. Steht in keiner Aufgabenliste.
Im Angebot
Das Angebot war 14 Tage gültig.
Der Rückruf kam am 16. Tag.
Auf der Rechnung
Abgerechnet werden 1.814 €, vereinbart waren 1.749 €.
Fällt auf, wenn jemand beide Zahlen nebeneinander legt.
Das Risiko entsteht nicht dadurch, dass Informationen fehlen. Es entsteht dadurch, dass niemand sie gleichzeitig im Blick hat.
So funktioniert es
Ein Ablauf. Fünf Schritte. Danach läuft er von selbst.
novaGuard ist kein Ablageort, den jemand pflegen muss. Es ist eine Kette, die aus jeder Quelle dasselbe Ergebnis macht: eine benannte Aufgabe mit Datum und Verantwortlichem.
- 1
Quelle rein
Vertrag, Angebot, Meeting-Notiz oder E-Mail. Hochladen, einfügen oder an die eigene Eingangsadresse schicken.
- 2
novaGuard versteht
Fristen, Laufzeiten, Kosten, Kündigungsregeln, Zusagen und Risiken werden ausgelesen — je Feld mit Sicherheitsangabe.
- 3
Verpflichtung raus
Aus jeder erkannten Sache wird ein Vorgang mit Fälligkeitsdatum, Schweregrad und Herkunft.
- 4
Verantwortlicher steht fest
Rolle und Abteilung ergeben sich aus der Vertragsart. Keine Liste ohne Adressat.
- 5
Erinnerung vorher
90, 60, 30, 14 und 7 Tage vor dem Termin — automatisch, an die zuständige Person.
Vertragsanalyse
Ein PDF rein. Neun Felder raus. Jedes mit Sicherheitsangabe.
novaGuard liest den Vertrag und trägt die Punkte ein, die später über Geld entscheiden. Fahren Sie über ein Feld — Sie sehen die Stelle im Dokument, aus der es kommt.
§ 1 Vertragsparteien
… zwischen der Telekom Deutschland GmbH, Landgrabenweg 151, 53227 Bonn, und dem Auftraggeber …
§ 4 Laufzeit
Der Vertrag beginnt am 01.07.2025 und läuft bis zum 30.06.2026.
Er verlängert sich um jeweils weitere zwölf (12) Monate, sofern er nicht fristgerecht gekündigt wird.
Die Kündigung muss spätestens drei (3) Monate vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit zugehen.
§ 5 Form
Kündigungen bedürfen der Schriftform; maßgeblich ist der Zugang beim Anbieter.
§ 7 Entgelte
Das monatliche Entgelt beträgt 89,90 € netto und ist jeweils zum Dritten eines Monats fällig.
Die KI schlägt vor. Sie entscheiden. Jedes Feld ist überschreibbar, jede Änderung steht in der Vertragshistorie. Was novaGuard nicht sicher lesen kann, wird markiert — nicht geraten.
Fristen
90 Tage bevor ein Vertrag zum Problem wird, weiß novaGuard schon davon.
Aus jedem Termin entstehen fünf Erinnerungen. Nicht eine am letzten Tag, sondern fünf, solange noch Handlungsspielraum besteht — an die Person, die zuständig ist.
- 90
90 Tage vorher
Erste Erinnerung
Zeit, den Markt zu prüfen und Alternativen einzuholen.
- 60
60 Tage vorher
Entscheidungsfenster
Verhandeln oder wechseln — beides ist jetzt noch möglich.
- 30
30 Tage vorher
Letzte Vorbereitung
Kündigungsschreiben erstellen, Zuständigen einbinden.
- 14
14 Tage vorher
Nachfassen
Ist die Kündigung raus? Ist die Form gewahrt?
- 7
7 Tage vorher
Letzter Aufruf
Danach verlängert sich der Vertrag.
Ohne novaGuard erfährt man vom Vertrag oft erst, wenn die Verlängerung auf der Rechnung steht.
Der Lauf ist täglich und meldet nur dann Erfolg, wenn jede fällige Erinnerung zugestellt wurde.
Eigene Termine lassen sich zusätzlich hinterlegen — für alles, was in keinem Dokument steht.
Sie kennen die Verträge. novaGuard kennt die Termine.
Zugänge werden derzeit auf Anfrage angelegt — melden Sie sich, dann sehen wir uns Ihren Bestand gemeinsam an.
Verantwortung
novaGuard erkennt nicht nur, was zu tun ist.
Es zeigt auch, wer es tut.
Eine Aufgabenliste ohne Namen ist eine Sammlung guter Absichten. Jede Verpflichtung in novaGuard trägt Fälligkeitsdatum, Schweregrad, Herkunft, Eigentümer, Rolle und Abteilung — vom ersten Moment an.
Sechs Herkünfte, eine Liste
Vertrag, Angebot, Meeting, E-Mail, Risiko oder von Hand angelegt.
Acht Rollen, acht Abteilungen
Von der Geschäftsführung bis zum Betrieb — jede Sache landet dort, wo sie hingehört.
Überfällig rechnet sich selbst
Der Zustand kommt aus dem Datum, nicht aus einem Häkchen, das jemand setzen muss.
Nichts verschwindet
Verpasste Fristen bleiben sichtbar, statt aus der Liste zu fallen.
Zuständig ist nicht Verhandlungssache
Die Vertragsart bestimmt die verantwortliche Rolle. Automatisch, ab dem Upload.
- SaaS / SoftwareIT
- TelekommunikationIT
- VersicherungFinanzen
- LeasingEinkauf
- WartungBetrieb
- MieteBetrieb
- SonstigesRecht
Risiko-Radar
Die Klausel, die später weh tut, steht heute schon im Vertrag.
novaGuard kennt zehn Muster, die regelmäßig Geld oder Handlungsfreiheit kosten — und ordnet sie nach Dringlichkeit, statt sie in einer Liste gleich laut zu machen.
Näher an der Mitte heißt dringender. Beispielportfolio — den Schweregrad entscheidet im Produkt der einzelne Vertrag.
Kostenkontrolle
Was im Vertrag steht, sollte auch auf der Rechnung stehen.
novaGuard kennt die vereinbarte Rate jedes Vertrags — monatlich, jährlich, je Kategorie. Kommt eine Rechnung, vergleicht es beide Zahlen, statt sie in zwei Ordnern nebeneinander liegen zu lassen.
Stimmt überein
Rechnung und Vertragsrate sind identisch. Nichts zu tun.
Abweichung
Die Rechnung weicht ab — novaGuard nennt den Betrag auf den Cent.
Überzahlung
Es wird mehr abgerechnet als vereinbart. Der Fall geht an die Finanzen.
Dazu die Aufteilung nach Kategorie: SaaS, Versicherung, Leasing, Telekommunikation, Wartung, Miete. Man sieht nicht nur, was das Unternehmen zahlt, sondern wofür.
Command Center
Alle Verträge. Alle Kosten. Alle nächsten Termine. Eine Ansicht.
Vier Zahlen oben, und die Frage darunter, die zählt: Was passiert, wenn wir nichts tun? novaGuard rechnet zusammen, was sich in den nächsten 90 Tagen ohne Handeln automatisch verlängert — mit Jahreswert.
Ein Risikowert, der sich erklärt.
Der Business Risk Score fasst die Lage in einer Zahl von 0 bis 100 zusammen. Und weil eine Zahl ohne Begründung keine Entscheidungsgrundlage ist, legt novaGuard offen, woraus sie entsteht — jeder Faktor mit seinem Beitrag.
82Hohes GesamtrisikoFaktoren anzeigen
- 1 überfällige Verpflichtung+8
- 5 Verträge mit hohem Risiko+30
- 4 Verträge mit mittlerem Risiko+8
- 17 offene Verpflichtungen+16
- 4 erkannte Kostensteigerungen+20
Beispielwerte. Im Betrieb rechnet novaGuard mit Ihren Verträgen und Verpflichtungen.
Unified Timeline & Daily Briefing
Nicht suchen. Wissen, was heute zählt.
Verpflichtungen, Fristen, Risiken, Aufgaben, Angebote, Meetings und E-Mail-Signale liegen in einer Spur — sortierbar nach Kritikalität, Fälligkeit oder Verantwortlichem. Und jeden Morgen fasst novaGuard zusammen, was für die eigene Rolle wirklich relevant ist.
Geschäftsführung: Kritische Risiken im Portfolio, überfällige Aufgaben, Verlängerungen der nächsten 30 Tage mit Jahreswert.
Vertrieb: Angebote, die in 14 Tagen auslaufen, und offene Zusagen aus Meetings.
Einkauf: Anstehende Verlängerungen, Preisanpassungen, Verhandlungsfenster.
Finanzen: Erkannte Kostensteigerungen, Rechnungsabweichungen, Jahreswerte.
Personal: Fristen und Verpflichtungen aus dem eigenen Bereich.
Die Briefings sind datengetrieben — sie zählen, was da ist, statt Formulierungen zu erfinden.
Copilot
Fragen Sie Ihr Unternehmen, nicht das Internet.
Kein allgemeiner Chat. Der Copilot antwortet aus Ihrem Vertragsbestand und nennt die Verträge, auf die er sich stützt.
Fragen, die novaGuard beantwortet
7 Verträge mit automatischer Verlängerung haben in den nächsten 90 Tagen eine Frist. Zusammen 48.090 € Jahreswert.
Betroffene Verträge
- Telekom Business Internet · in 12 T.
- Microsoft 365 Business · in 15 T.
- HubSpot Marketing Hub · in 55 T.
Die Antwort entsteht aus Ihren Vertragsdaten — regelbasiert, mit Verweis auf jeden Vertrag, der sie stützt. Kein Sprachmodell, das Zahlen erfindet.
Von der Erkenntnis zur Handlung
Erkennen ist die Hälfte. Die andere ist das Schreiben.
Wer eine Frist rechtzeitig sieht, muss danach noch handeln — meistens schriftlich. novaGuard erzeugt die vier Schreiben, die in diesem Moment gebraucht werden, direkt aus den Vertragsdaten.
Kündigungsschreiben
Mit Vertragsdaten, Fristbezug und der richtigen Form — fertig zum Prüfen und Absenden.
Preisverhandlung
Ein Gesprächsangebot zu den Konditionen, bevor die Verlängerung greift.
Alternativangebot anfragen
Anfrage für eine vergleichbare Leistung, um den Markt zu prüfen.
Management Summary
Der Vertrag auf eine Seite, für Gesellschafter oder Beirat.
Sicherheit & Datenschutz
Ihre Verträge sind das Gedächtnis Ihres Unternehmens.
Deshalb steht hier, was tatsächlich gebaut ist — nachprüfbar, ohne Siegel, die wir nicht haben.
Hosting und Datenbank in Deutschland
Server in Deutschland. Keine fremden Schriften, keine fremden Skripte im Browser.
Mandantentrennung auf Datenbankebene
Jede Organisation ein abgeschlossener Bereich — erzwungen in der Datenbank, nicht nur in der Anwendung.
Zwei-Faktor-Anmeldung
Mit jeder Authenticator-App. Wer sie einrichtet, muss sie benutzen: ohne Code entsteht keine nutzbare Sitzung.
Rollen: Inhaber, Administrator, Mitglied
Export und Löschung bleiben Inhabern und Administratoren vorbehalten.
Vollständige Änderungshistorie
Wer wann welches Feld geändert hat, steht am Vertrag — mit Person, Zeit und Vorgang.
Uploads werden am Inhalt geprüft
Nicht die Dateiendung entscheidet, sondern die ersten Bytes. Größe serverseitig begrenzt.
Datenexport auf Knopfdruck
Alle Daten der Organisation als strukturierte Datei (Art. 20 DSGVO).
Löschung, die auch die Dateien trifft
Datenbankinhalte und hochgeladene Verträge — mit Bestätigung und gezähltem Bericht (Art. 17 DSGVO).
Dazu im Betrieb: tägliche verschlüsselte Sicherung, ein Wächter, der eine ausgefallene Sicherung meldet, Verfügbarkeitsprüfung von außen alle zwei Minuten und ein Fehlerprotokoll ohne Personenbezug. Impressum, Datenschutzerklärung, AGB und Auftragsverarbeitung sind dauerhaft erreichbar hinterlegt.
Tarif
Ein Tarif. Alles drin. Monatlich kündbar.
Keine Stufen, in denen die wichtige Funktion immer eine Ebene höher liegt. Keine Verhandlung. Ein Preis, der im Aetheris Account Service steht — und den diese Seite von dort liest.
Standard
49,99 €/ Monat je Lizenz
zzgl. 19 % USt. · 59,49 € brutto
- Alle Funktionen enthalten
- Unbegrenzt Verträge und Nutzer
- Faire Nutzung: 1000 KI-Analysen im Monat
- Hosting und Datenbank in Deutschland
Zugänge werden derzeit auf Anfrage angelegt.
Rechnen Sie es gegen einen einzigen Vertrag.
Eine übersehene automatische Verlängerung bindet Sie für eine weitere Laufzeit — zum vollen Jahreswert dieses Vertrags. Was das im Einzelfall bedeutet, wissen Sie besser als wir: es ist Ihr Vertrag. novaGuard kostet einen Bruchteil davon und behält gleichzeitig alle anderen im Blick.
KI-Vertragsanalyse mit Konfidenz je Feld
Erinnerungen 90 / 60 / 30 / 14 / 7 Tage vorher
Risiko-Radar mit zehn Risikoarten
Verpflichtungen mit Rolle und Abteilung
E-Mail-, Angebots- und Meeting-Wächter
Kostenübersicht und Rechnungsprüfung
Timeline, Executive-Dashboard, Daily Briefing
Copilot auf den eigenen Vertragsdaten
Kündigungsschreiben und Management Summary
Zwei-Faktor-Anmeldung, Historie, Export, Löschung
Was läuft in Ihrem Unternehmen in den nächsten 90 Tagen aus?
Wenn Sie die Antwort nicht in einem Satz geben können, kennt sie im Moment niemand. novaGuard beantwortet sie ab dem ersten hochgeladenen Vertrag — und meldet sich von selbst, lange bevor es eng wird.
Alle Funktionen im einen TarifUnbegrenzt Verträge und NutzerMonatlich, jederzeit kündbar